Logo jastrzebie 80

  logo ue    

Dział Organizacyjno-Prawny

Rozmiar tekstu:

1. Dział Organizacyjno-Prawny:
1.1  Sekcja Organizacyjno-Prawna:
-  nadzór i udział w organizacji i funkcjonowaniu MZN, w tym udział w naradach z kierownictwem jednostki, 
-  prowadzenie i aktualizacja dokumentacji statutowej MZN, regulaminów wewnętrznych dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostki oraz współpraca w tym zakresie ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi,
-  nadzór i prowadzenie ewidencji zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta, w tym uzupełnianie harmonogramu uchwał pod względem ich wykonania, 
-  ewidencja wpływających interpretacji radnych i kontrola nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
-  nadzór i prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień nadanych Dyrektorowi jednostki przez Prezydenta Miasta,
-  ewidencja i nadzór nad przestrzeganiem wydanych przez Dyrektora zarządzeń, procedur i instrukcji obowiązujących w MZN i ewidencja pełnomocnictw i upoważnień wydanych przez Dyrektora,
-  prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do MZN i nadzór nad ich terminowością,
-  nadzór nad prowadzeniem książki kontroli zewnętrznej oraz współpraca z organami kontrolującymi, w tym ewidencja protokołów z kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,
-  konsultowanie z z kancelarią prawną przepisów prawnych oraz występowanie o opinię prawną w sprawach dotyczących działu OA, 
-  weryfikacja umów pod względem poprawności złożonych ofert w ramach budżetu działu OA oraz współpraca z kancelarią prawną w przedmiotowej sprawie i przedstawicielami firm świadczących usługi,
-  planowanie i realizacja budżetu oraz kontrola harmonogramu wydatków budżetowych działu OA, a także sporządzanie planów i sprawozdań z wydatków,
-  nadzór nad obiegiem dokumentów zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną i JRWA oraz dekretowanie korespondencji przychodzącej z sądu i od komorników,
-  sprawowanie kontroli nad składnicą akt i dokumentacją dotyczącą brakowania dokumentów zgodnie z instrukcją składnicy akt i obowiązującymi przepisami,
-  prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz kontakt z IOD w zakresie danych osobowych MZN,
-  nadzór nad bezpieczeństwem informacji,
-  ocena wyników działania na rzecz bezpieczeństwa informacji oraz skuteczności systemu zarządzania informacji, w tym przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji,
-  wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i podejmowanie działań korygujących, 
-  przeprowadzanie szkoleń dla nowo przyjętych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy itp.,

1.2. Sekretariat:
-   prowadzenie sekretariatu zgodnie z przyjętymi instrukcjami i regulaminami, w tym obsługa spotkań Dyrektora, poczty elektronicznej i centrali telefonicznej MZN, 
-  przygotowywanie informacji na sesje Rady Miasta z działalności MZN,
-  przyjmowanie, rejestrowanie pism, wniosków, zarządzeń, pełnomocnictw itp. przychodzących i wychodzących w programie korespondencyjnym i systemie elektronicznego obiegu dokumentów,
-  kontrola wprowadzonych pism w programie do rejestracji korespondencji i podział poczty na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z dekretem Dyrektora oraz dekretowanie pism z sądu i od komorników,
-  przyjmowanie, prowadzenie ewidencji akt wraz z ich udostępnianiem według instrukcji składnicy akt i JRWA,
-  brakowanie dokumentów i prowadzenie składnicy akt zgodnie z instrukcją obowiązującą w MZN oraz współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym,
-  sporządzanie specyfikacji na usługi, realizacja budżetu w zakresie działu OA, w tym opisywanie faktur,
-  wysyłanie korespondencji i prowadzenie ewidencji nadanych przesyłek dla WM, 
-  ewidencja wyposażenia, prenumerat, czasopism, książek i pieczątek,
-  prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
-  sporządzanie inwentaryzacji aktywów w dziale OA i składnicy akt,
-  udział w audytach wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji,
-  składanie pism i oświadczeń do Biura Zarządzania Jakością, w celu opublikowania informacji,
-  doraźna pomoc w biurze podawczym.

1.3. Biuro podawcze
-   prowadzenie punktu informacji ogólnej MZN,
-   obsługa urządzeń biurowych i poczty elektronicznej,
-   przyjmowanie, rejestrowanie wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym ofert przetargowych,
-   podział zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych i przygotowywanie korespondencji do wysyłki,
-   prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
-   pomoc przy inwentaryzacji aktywów działu OA i składnicy akt,
-   sporządzanie wykazów dotyczących brakowania dokumentów i archiwizowanie dokumentów,
-   w razie potrzeby realizacja budżetu w zakresie usług i dostaw oraz opisywanie faktur VAT,
-   rejestrowanie zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta,
-   doraźna pomoc w prowadzeniu sekretariatu Dyrektora.

 1.4. Radca prawny:
-   udzielanie porad prawnych i sporządzanie opinii oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,
-   informowanie pracowników o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
-   reprezentowanie interesów MZN w charakterze pełnomocnika w postępowaniach sądowych, administracyjnych i przed innymi organami orzekającymi.