Dział Wspólnot Mieszkaniowych

Rozmiar tekstu:

1. Dział Wspólnot Mieszkaniowych:
1.1 Sekcja obsługi administracyjnej i finansowo-księgowej:
-  prowadzenie ewidencji księgowej wspólnot mieszkaniowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
-  rozliczanie remontów dla właścicieli oraz weryfikacja z uchwałami,
- prowadzenie rejestru płatności w zakresie dbałości o terminowe regulowanie zobowiązań Wspólnot Mieszkaniowych, regulowanie zobowiązań, dokonywanie zwrotów na podstawie odrębnych oświadczeń właścicieli,
- sporządzanie rejestrów kwartalnych w celu ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych, 
-  sporządzanie deklaracji CIT-8, VAR-7, PIT-4,
-  zakładanie i rozwiązywanie lokat terminowych,
-  sporządzanie powiadomień o stanie konta dla właścicieli oraz potwierdzeń sald dla kontrahentów,
-  wprowadzanie na karty lokali Gminy rozliczeń mediów, zmiany norm oraz ilości osób na podstawie danych z DA,
- obsługa nowych właścicieli w zakresie sporządzania umowy o zarządzanie oraz pozostałych niezbędnych dokumentów wraz z weryfikacją zapisów zawartych w aktach notarialnych,
- informowanie najemców na temat zasad wykupu mieszkania i funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych oraz pomoc w wypełnianiu wniosków,
- opracowanie uchwał bieżących oraz podejmowanie ich w formie indywidualnego zbierania głosów, a także informowanie właścicieli o podjętych uchwałach,
- zakładanie kart lokali, dokonywanie zmian na kartach lokali w specjalistycznym programie,
- wypełnianie wniosków o dodatek mieszkaniowy oraz wprowadzanie do systemu decyzji o przyznaniu dodatku mieszkaniowego,
-  udzielanie odpowiedzi na pisma właścicieli i w razie potrzeby najemców,
-  zgłaszanie usterek i potrzeb remontowych do Działu Technicznego lub Działu Eksploatacyjnego,
-  współpraca z Wydziałem Polityki Społecznej i Mieszkaniowej Urzędu Miasta,
-  współpraca z administratorami poszczególnych rejonów,
-  prowadzenie sprawozdawczości GUS w zakresie części administracyjnej, technicznej na podstawie danych z odpowiednich działów oraz w zakresie części finansowej,
-   bieżąca obsługa właścicieli,
- udział w razie potrzeb w odbiorach technicznych i wizjach w terenie na budynkach wspólnot mieszkaniowych,
-  sporządzanie na każde żądanie właścicieli rozliczeń przychodów i kosztów danej nieruchomości,
- organizowanie i prowadzenie zebrań Wspólnot Mieszkaniowych zgodnie z wymogami ustawy o własności lokali,
- sporządzanie sprawozdania po przeprowadzonych rocznych zebraniach dla Dyrektora Jednostki oraz Prezydenta Miasta,
- wystawianie zaświadczeń dla właścicieli,
- bieżące ujmowanie w odpowiednich rejestrach uchwał podjętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe,
- realizacja wniosków z zebrań Wspólnot Mieszkaniowych,
- sporządzanie umów z podmiotami zewnętrznymi i przekazanie informacji do odpowiednich działów,
- prowadzenie windykacji należności Wspólnot Mieszkaniowych (wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty, kierowanie spraw do sądu w celu uzyskania nakazu zapłaty, bieżące monitorowanie spraw sądowych),
- prowadzenie spraw przekazanych do postępowania komorniczego w porozumieniu z kancelarią adwokacką świadczącą usługi dla Wspólnot Mieszkaniowych,
- przygotowanie dokumentacji potrzebnej do nadania numeru NIP, REGON, kont bankowych dla nowopowstałych wspólnot mieszkaniowych oraz w razie potrzeby ich aktualizacja,
-  sporządzanie specyfikacji do ubezpieczenia mienia wspólnot mieszkaniowych oraz pozostałych w razie potrzeb,
- sporządzanie powiadomień do właścicieli o zgłaszaniu propozycji remontowych do planów gospodarczych na rok następny,
-   uzgadnianie wszelkich rozliczeń z Gminą jako właściciela we wspólnocie mieszkaniowej z DT i DF w zakresie remontów oraz zaliczek z tytułu opłat na obowiązkowy fundusz remontowy, jak również wystawianie obciążeń dla Gminy w zakresie remontów wynikających z uchwał,
-  analiza zgromadzonych środków na realizację remontów przyjętych uchwałami oraz przekazanie informacji do DT,
-   bieżąca analiza i weryfikacja kosztów obciążeń wspólnot mieszkaniowych przez MZN za zarządzanie nieruchomością wspólną oraz bieżące konserwacje oraz dbałość o zgodność obciążeń z instrukcjami,
prowadzenie, aktualizacja spisów właścicieli lokali wraz z przypadającymi im udziałami w nieruchomości wspólnej,
- opracowywanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych, wzorów instrukcji, regulaminów, umów i projektów uchwał,
-  przygotowanie dokumentów celem archiwizacji w składnicy akt,
- przekazywanie na spisach zdawczo-odbiorczych dokumentów na całym obszarze we wszystkich wspólnotach do składnicy akt oraz dbanie o porządek w składnicy akt w zakresie Działu Wspólnot Mieszkaniowych,
- współpraca z Sekcją rozliczeń mediów w zakresie analizy rozliczenia mediów, przekazywania danych niezbędnych do rozliczania mediów, uzgadnianie przepisów i kosztów dla celów rozliczania mediów,
- udział w przetargach oraz przy zawieraniu umów w zakresie działalności Działu Wspólnot Mieszkaniowych oraz przygotowywanie niezbędnych dokumentów i załączników,
- przygotowywanie dokumentów finansowych oraz załączników niezbędnych do pozyskania środków zewnętrznych oraz kredytów na sfinansowanie remontów,
- bieżąca analiza zapisów w umowach na świadczenie usług na rzecz wspólnot mieszkaniowych i zgłaszanie poprawek zgodnie z sugestiami właścicieli,
- parafowanie umów na świadczenie usług na rzecz Wspólnot Mieszkaniowych,
- bieżące monitorowanie otrzymanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe odszkodowań w zakresie uzgodnienia z Działem Eksploatacyjnym, czy szkoda została naprawiona i czy nastąpiło obciążenie,
-  zatwierdzanie poleceń przelewów.